Databeskyttelse omtales som et digitalt fagområde, men forordningen er teknologineutral: et stykke papir med navn, CPR-nummer eller helbredsoplysninger er en behandling af persondata på linje med databasen, det blev printet fra. Og hvor databasen har adgangsstyring og log, ligger papiret i en åben bakke midt på gangen.
Den glemte udskrift er et klassisk brud
Scenariet kendes fra de fleste arbejdspladser: en lønoversigt eller patientliste printes, et møde kommer i vejen, og udskriften ligger i bakken til fyraften, læselig for enhver der henter sin egen print. Er oplysningerne følsomme, og kan uvedkommende have set dem, er det efter omstændighederne et brud der skal vurderes og eventuelt anmeldes. Løsningen er follow-me-print eller print ved kode, hvor jobbet først skrives ud når ejeren står ved maskinen.
Papirets livscyklus skal tænkes til ende
Udskrifter med persondata skal også bortskaffes som persondata: makulator eller aflåst container til sikkerhedsmakulering, aldrig den almindelige papirkurv. Og printeren selv gemmer mere end de fleste ved, for multifunktionsmaskiners interne lager kan indeholde årevis af scanninger. Ved service, salg og leasingudløb skal lagringen slettes eller destrueres, og det bør stå i aftalen med leverandøren.
Rutinerne er små, dokumentationen vigtig
Print-compliance er hverken dyrt eller teknisk: kodeprint aktiveret, makulator ved printeren, sletning ved bortskaffelse, og tre linjer om det hele i fortegnelsen over behandlingsaktiviteter. Driften omkring printerne, fra service til indkøb af patroner hos forhandlere som Tonerland, berøres ikke af reglerne; det er dokumenterne og maskinens hukommelse, tilsynet vil spørge til.
Ofte stillede spørgsmål
Er en glemt udskrift altid et anmeldelsespligtigt brud?
Nej. Det afhænger af oplysningernes karakter og risikoen for de berørte. Men hændelsen skal vurderes og vurderingen dokumenteres internt.
Må medarbejdere printe persondata hjemme?
Kun hvis hjemmearbejdspladsens rutiner kan sikre papiret tilsvarende: ingen delte bakker, og makulering frem for husstandens papirkurv.